Политика управления знаниями

Политика управления знаниями

Политика управления знаниями – документ, в котором компания декларирует свое отношение к корпоративному опыту и знаниям сотрудников и описывает, как именно она управляет этим активом.

Цели и задачи управления знаниями

Постановка целей и определение задач – важная составляющая каждого процесса. Поэтому в документе «Политика управления знаниями» обычно определены стратегические цели управления знаниями.Например, такой целью может быть повышение инновационности компании, предоставление клиентам услуг наивысшего качества, рост продаж и т.д. В документе описываются также основные тактические задачи управления знаниями, которые могут включать сохранение корпоративных опыта и знаний компании, эффективное обучение новичков, развитие «идеетворчества» сотрудников, эффективное принятие управленческих решений и т.д. Документ также содержит обычно концептуальное понимание компанией корпоративного опыта и знаний сотрудников, например, как основного ресурса для достижения стратегических и тактических задач компании, основного средства достижения целей компании и пр.

Основная терминология

Хотя базовых терминов и понятий управления знаниями примерно 50, тем не менее, в каждой компании применяется определенное их количество (обычно 10-20). Компании самостоятельно наполняют содержанием термины и понятия управления знаниями исходя из их общего понимания, принятого в компании. Например, совершенно различным в каждой компании будет содержание понятия «ключевые знания». Поэтому терминология управления знаниями в каждой компании своя, и чрезвычайно важно, чтобы она была детально описана в документе «Политика управления знаниями». Обычно до того, как базовые термины и понятия включаются в «Политику управления знаниями», их понимание широко (в зависимости от корпоративной культуры компании) обсуждается в компании. Для этой цели проводятся семинары, тренинги, сессии для обсуждения и пр. Важно, чтобы терминология была наполнена понятным и принимаемым всеми сторонами смыслом, особенно – на уровне топ менеджеров и руководителей компании.

Инструменты и методики

Каждая компания использует свой набор инструментов и методик управления знаниями, который зависит от стратегических и тактических задач управления знаниями. Эти инструменты и методики описаны обычно в «Политике управления знаниями». Например, компания использует методику управления идеями и инструмент «копилка идей». Значит, в «Политике управления знаниями» будет поэтапно описана эта методика (формулирование идей, критерии их оценки, возможности размещения в «копилке», способы мотивации за «идеетворчество», способы оценки коллегами и экспертами, реализация идей и т.д.) и возможности использования инструмента «копилка идей» (способы размещения идей и их оценки и т.д.)

Основные роли и обязанности

В процессе управления знаниями возникают новые роли и обязанности. Таких ролей множество, их названия и содержание зависит от принятых в компании правил и используемых инструментов. Прежде всего, это роли специалистов по управлению знаниями или сотрудников, выполняющих их обязанности. Например, такие сотрудники могут называться Chief Knowledge Officer (главный по знаниям), Knowledge Manager (менеджер по управлению знаниями), Knowledge Coordinator (координатор знаний) и т.д. Вне зависимости от названия ролей, в «Политике управления знаниями» обычно кратко описываются должностные обязанности таких сотрудников. Вместе с тем вовлеченные в процессы управления знаниями сотрудники также получают новые роли и соответствующие обязанности, например, «собственник базы знаний», «эксперт», «пользователь». Такие роли и обязанности также кратко описаны в «Политике управления знаниями».

Обмен знаниями и мотивация

Обмен знаниями – ключевое звено управления знаниями и одновременно самый сложный его элемент. Чтобы обмениваться знаниями, сотрудники компании должны быть мотивированы.Существует три основных группы факторов мотивации в управлении знаниями – личностные, материальные и производственная необходимость. Очевидно, что фактор «производственная необходимость» в значительно большей степени зависит от условий обмена знаниями, созданных компанией, чем две остальные группы факторов. Только в активно и эффективно управляющей своими знаниями компании для сотрудников необходимо обмениваться своими знаниями, чтобы профессионально расти и развиваться.  В каждой компании своя пропорция факторов мотивации, хотя и считается, что фактор производственной необходимости имеет значение только в тех компаниях, где знания и опыт признаны в качестве основы роста конкурентоспособности и развития компании.

Обучающий инструментарий

Основной обучающий управлению знаниями инструментарий часто бывает включен в «Политику управления знаниями». Это содержание обучающих программ для новых сотрудников, программы для обучения использования инструментов управления знаниями («копилки идей», базы знаний, Интранет), другие обучающие программы, имеющие отношение к управлению знаниями в компании. Политика содержит также (краткие) руководства пользователей по каждому инструменту, например, руководства пользователей базы знаний, «копилки идей», других инструментов.

Документ «Политика управления знаниями» очень важен. В нем компания демонстрирует свое отношение к корпоративному опыту и знаниям сотрудников, признание экспертного опыта и его носителей – главной ценностью компании. Поэтому «Политика управления знаниями» концептуальна и отвечает на вопрос ЧТО? С другой стороны, именно в этом документе компания достаточно детально описывает, как именно, с помощью каких методик и инструментов она управляет своими знаниями и, таким образом, отвечает на вопрос КАК? Кроме того, «Политика управления знаниями» служит обычно учебным пособием при разработке обучающих программ по управлению знаниями всех уровней, и также содержит стандартизированные описания таких программ. «Политика управления знаниями» - основной документ по управлению знаниями, с которыми знакомятся новички компании.


Подпишитесь на нашу рассылку

Только полезные новости, лайфхаки, статьи, чек-листы, видео со всех наших ресурсов.
Один раз в две недели. Будем Вам рады!