Управление знаниями проекта

Управление знаниями проекта

Управление знаниями проекта поможет сформировать эффективную команду и взаимодействовать на проекте, анализировать его опыт, сохранить и распространить новые знания.

Управление знаниями и управление проектами

Управление знаниями и проектное управление тесно связаны. Важно понимать, какие знания являются ключевыми и где находятся экспертные знания, чтобы эффективно формировать проектные команды. Корпоративная культура доверия создает доверительные отношения между коллегами, а это способствует росту эффективности работы и обмену знаниями. Есть и другие инструменты в управлении знаниями, которые помогут взаимодействовать более эффективно. В процессе работы над проектом возникают также новые идеи, которые в перспективе могут стать двигателем инноваций и источником развития компании. Эти идеи важно сохранить. Проектная работа предполагает повторение и регулярность проектов. Чтобы новые проекты прошли эффективнее, важно понимать, какие ошибки были допущены ранее (чтобы их не повторять), а также какие успехи были достигнуты. Успешные решения задач можно использовать снова, а ошибок можно избежать. Наконец, значительные массивы знаний создаются в процессе проектной работы, они будут утеряны, если эти знания не сохранить. Новые знания быстро превратятся в информацию, если не будут распространены в компании и не использованы в следующих проектах. Поэтому управлять знаниями проекта необходимо, чтобы управлять проектами эффективно.

Формирование проектной команды

Когда начинается новый проект, важно оценить ключевые знания или компетенции, которые необходимы команде проекта. Для этого используются разные методики управления знаниями, например, можно провести аудирование знаний. Если эти знания и опыт понятны, необходимо знать, где их искать – кто в компании ими обладает? Обычно компания, не управляющая своими знаниями столкнется с трудностями такого выбора (если только компетенции каждого сотрудника не описаны, а это бывает нечасто). Помогут экспертные директории или справочники сотрудников, в которых описаны опыт и знания персонала. Руководитель проекта сможет выбрать тех членов команды, которые уже имеют опыт решения подобных задач или обладают теми знаниями, которые понадобятся в ходе проекта. Эффективность такого подбора команды очевидна.

Взаимодействия на проекте

В проектных командах часто встречаются сотрудники разных подразделений, не знакомые друг с другом и работающие обычно в совершенно разных бизнес-процессах. Обычно они «разговаривают на разных языках» - используют разную терминологию и понятийный аппарат. Компании, управляющие своими знаниями, могут создать терминологические словари, помогающие членам проектных команд лучше понимать друг друга. Лучшее взаимопонимание – более эффективные коммуникации на проекте. Корпоративная культура доверия и обмена знаниями также будет способствовать лучшему взаимодействию в ходе выполнения проекта, ведь отношения доверия способствуют комфортной и плодотворной работе, а также обмену знаниями. Доверительная корпоративная культура – редкость в отечественных компаниях и организациях, начать ее создание можно с соблюдения «правил игры» (это означает не нарушения договоренностей между компанией и сотрудниками), включение понятия «доверия» в корпоративные ценности компании.

Извлечение уроков и получение опыта

При выполнении проектов команда получает новый опыт и знания. Они не всегда очевидны, если их не проанализировать по завершении проекта. И уж наверняка большая часть этого опыта не запомнится и будет утеряна. Чтобы этого не произошло, важно «извлекать уроки» из проекта всякий раз после его завершения. Для этого можно применять одну из методик извлечения уроков – методику разбора полетов, ретроспективы, послойного анализа. Важно, чтобы извлечение уроков происходило регулярно и целенаправленно. Полученный в этом процессе негативный опыт (ошибки) останется ценным опытом, который поможет не совершать похожих ошибок в перспективе. Положительный опыт или «хорошие практики» поможет в будущем «не изобретать велoсипед», а воспользоваться уже готовыми решениями задач. Нужно только правильно описать и сохранить как негативный опыт, так и «хорошие практики». Это и есть задачи управления корпоративными знаниями.

Сохранение знаний и идей проекта

Можно правильно сформировать команду проекта, наладить в ней эффективные взаимодействия, сформировать культуру доверия и доверять друг другу, а также извлекать уроки из проектной деятельности и регулярно получать новый опыт. Но если новые знания не сохраняются, не передаются, не распространяются в компании и поэтому недоступны для сотрудников (тех, кто участвовал в проекте, а также и тех, кто только начинает новый проект), пользы от них не будет. Обучение на получаемом опыте и новых знаниях, их усвоение, передача другим сотрудникам и новичкам в том числе возможно только в том случае, если есть механизмы сохранения знаний и их распространения в компании. Сохранять знания и опыт возможно в специально созданных базах знаний, в Интранет и других ресурсах компании. Правильно разработанная и управляемая база знаний – специальная наука, которая позволит создавать и использовать настоящие интеллектуальные активы.

В ходе проектов у команды возникают новые идеи, которые могут касаться совершенно разных бизнес-процессов и в перспективе решить многие производственные (тактические и стратегические) задачи компании. Такие идеи важно сохранять и оценивать их эффективность. Одна из методик управления знаниями – методика управления идеями – нацелена на выполнение именно таких задач. Методика управления идеями включает процессы управления идеями и специальное технологическое решение – банк идей. Новые идеи необязательно исходят от членов проектных групп – эффективно, когда каждый сотрудник компании может воспользоваться возможностью и высказать свои предложения и идеи.

Управление проектами трудно осуществлять эффективно, когда проектные знания не сохраняются, недоступны для сотрудников, в особенности – для новичков. Проект будет менее эффективен, если знания проектной команды не соответствуют потребностям, в взаимодействия в проектной команде затруднены, проектные команды регулярно «изобретают велoсипеды» и «наступают на те же грабли».


Подпишитесь на нашу рассылку

Только полезные новости, лайфхаки, статьи, чек-листы, видео со всех наших ресурсов.
Один раз в две недели. Будем Вам рады!