Основы управления знаниями

Основы управления знаниями – это та самая базовая информация, или «введение» в тему «управление знаниями», которые будут полезны каждому, кто заинтересовался управлением знаниями.

Некоторые базовые термины и понятия

Около 50 базовых терминов включает терминологический словарь управления знаниями. Большинство из них необходимы для характеристики процессов управления знаниями в компаниях, и формулируются для каждой компании исходя из своих базовых определений. В определениях понятий управления знаниями обычно уже содержатся тактические и стратегические задачи каждой компании.

Информация — это сведения (сообщения, данные), независимо от формы их представления, структурированный поток данных по определенной тематике. Поток обработан для дальнейшего применения и находится в определенном контексте. Информация состоит из фактов и данных, последовательно применяемых человеком с учетом его знаний, чтобы принимать решения.

Знания — совокупность профессиональных навыков, умений, способностей, жизненного опыта и мудрости, деловых и личных контактов, которые используются человеком для достижения целей (получения результата). Знания – это информация, проанализированная и переработанная человеком (например, это новый документ, составленный на основе другого документа, с использованием собственных знаний). Знания могут быть формализованы и сохранены в виде документа, а могут остаться «в головах» людей. Пропорция «явных» знаний (которые можно задокументировать) к знаниям «скрытым» (трудно выразить и формализовать) примерно 20:80. Знания имеют индивидуальную ценность – с их помощью можно получить необходимый результат.

Ключевые знания (критичные) — знания компании, которые являются основополагающими для ее деятельности. Могут включать корпоративный опыт, информацию о клиентах, рецептуру и другие типы знаний и информации – как задокументированные, так и в головах у сотрудников.

Управление знаниями — процесс создания организационных и технологических условий и предпосылок, при которых каждый, кому это необходимо, получает необходимые знания и информацию в нужное время для решения необходимых задач.

Обмен знаниями – knowledge sharing — непрерывный, чаще всего регулируемый комплексом организационных и технологических мероприятий процесс сохранения, распространения и применения знаний и информации. Обмен знаниями – ключевой процесс управления знаниями. Этот процесс направлен на максимально эффективное их применение в подразделениях организации (равно как и организации в целом) и имеет целью рост ее производственных и финансовых показателей. Обмен знаниями происходит между людьми (люди – люди) или с активным использованием информационных технологий (люди – технологии – люди).

База знаний — структурированный и управляемый компаний ресурс необходимых (например, ключевых для эффективной деятельности) знаний и информации.

Триединство управления знаниями

Управление знаниями – единство трех элементов. Первый элемент – люди. Люди являются носителями экспертизы и опыта, они же – создатели новых знаний. Управление знаниями невозможно, если в процесс не включены люди. Люди находятся в фокусе внимания управления знаниями в большей (если обмен знаниями происходит в формате люди – люди) или меньшей (если обмен знаниями происходит в формате люди – технологии – люди) степени. Второй элемент – процессы выявления, идентификации, создания, распространения, передачи, использования знаний и информации. Процессы реализуются разными способами и с применением разных инструментов и методик – в зависимости от степени вовлеченности информационных технологий. Например, знания могут передаваться устно или в профессиональном сообществе в Интернет компании. Третьим элементом являются сами информационно-технологические решения.Они, как уже говорилось выше, используются в управлении знаниями в большей или меньшей степени. Самое важное, о чем необходимо знать новичку – информационные технологии подбираются под задачи управления знаниями компании, и потребности должны быть в любом случае первичными по отношению к возможностям технологий.

Инструменты и методики управления знаниями

Наконец, инструменты и методики управления знаниями хранятся в профессиональном чемоданчике специалиста по управлению знаниями, когда он приступает к работе. Базовых инструментов семь – как основных нот. Инструменты управления знаниями на отвечают на вопрос ЧТО? Это базы знаний, профессиональные сообщества, энциклопедии – корпоративные социальные сети – сотрудников, банки идей, карты и «пакеты знаний», Интернет портал, инструменты извлечения уроков. Вместе с инструментами используется множество методик создания, развития, управления инструментами. Методики отвечают на вопрос КАК? Методических подходов значительно больше, чем инструментов, каждый инструмент можно создать с помощью разных методик, с одной стороны. С другой – применяя одну методику, можно использовать несколько инструментов. Например, базу знаний можно создать с использованием нескольких методических подходов. А методика извлечения уроков предполагает использование несколько разных инструментов. Какие методические подходы и инструменты будут использованы при построении системы управления знаниями в компании – зависит от результатов аудирования знаний – исследования местонахождения ключевых знаний компании, взаимосвязей между их носителями, способов распространения и сохранения знаний, возможностей для улучшения обмена знаниями. Такие базовые исследования наряду с некоторыми другими показывают необходимость и возможность применения тех или иных методик и инструментов управления знаниями.

Основы управления знаниями являются базой для значительного развития своих знаний при начале работы над проектом по управлению знаниями.

Больше 400 публикаций на телеграм-канале про менеджмент знаний для бизнеса и жизни. Здесь пошаговые инструкции, кейсы, чек-листы, лучшие практики, анонсы мероприятий. Читайте и подписывайтесь на канал!