Система управления знаниями

Система управления знаниями – часто употребляемое понятие. Рассмотрим компанию, в которой существует система управления знаниями. Какими признаками обладает такая компании? Какие основные черты системы управления знаниями?

Система ценностей компании

Определена система понятий и ценностей компании, знания и опыт включены в эту систему. Другими словами – знания и опыт являются ценностью для компании. Соответственно, ценностью обладают также их носители и создатели – сотрудники и эксперты. Такой подход определяет соответствующее отношение руководителей к подчиненным, руководителей к своим коллегам, сотрудников к своим коллегам. Это отношение, основанное на доверии и уважении, и выражающееся в измеримых показателях.

Соответствие стратегии компании

Можно говорить о системе управления знаниями только в одном случае. Если процесс выявления, создания, передачи знаний, опыта, информации соответствует стратегическим задачам компании и представляет собой целостную систему со стратегией и тактикой компании. Только тогда процессы управления знаниями создают добавленную стоимость и могут считаться акселераторами бизнеса.

Систематичность процесса

С определенной долей условности можно сказать, что знания в компании подлежат систематическому управлению. Почему с долей условности? Потому что управление знаниями – непрерывный процесс, а такой процесс априори не может быть систематическим. С другой стороны, непрерывный процесс может стать систематическим, когда знания и опыт экспертов учитываются систематически, то есть в определенные промежутки времени во всех важных бизнес-процессах или на их этапах.

Система методологии и инструментов

Инструменты и методики управления знаниями представляют собой целостную систему для создания, выявления, распространения, сохранения, применения и прочих необходимых для получения эффективного результата действий. Для процессов управления знаниями, происходящих в одном бизнес-процессе или одном подразделении компании, разумеется, используется меньшее количество инструментальных методик, чем для всех ее бизнес-процессов. Тем не менее и при таких условиях важно применять систему методик, позволяющих производить все необходимые действия со знаниями и опытом от их создания или выявления до распространения и применения.

Терминология управления знаниями

В компании определены основные термины и понятия управления знаниями, они систематизированы, представлены в виде единого документа или единой базы знаний. Сотрудники знакомы с терминологией, понимают ее и используют по назначению. Очевидно, что компания затрачивает время и другие ресурсы на создание такой терминологии, ее понимание, распространение и релевантное применение. Такой подход гарантирует одинаковое понимание процессов управления знаниями всеми его участниками. Значит, такие процессы принесут компании новую стоимость.

Система управления знаниями и информационные технологии

Информационные технологии являются важной частью системы управления знаниями. Они соответствуют заранее определенным потребностям в них и помогают реализовать стратегические и тактические задачи компании в области управления знаниями. Информационные технологии для решения задач управления знаниями не могут сами стать системой управления знаниями, поскольку управление знаниями – триединый процесс, включающий людей, процессы и технологии. В зависимости от преимущественного подхода к управлению знаниями (люди – люди или люди – технологии – люди) информационные технологии играют большую или меньшую роль в управлении знаниями компании.

Сейчас почти не используются подходы к управлению знаниями, при которых информационные технологии для управления знаниями не применяются вовсе. Но все еще бытует мнение, что технологическое решение само по себе может решить задачи управления знаниями в компании. Такая точка зрения лидеров процессов управления знаниями приводит обычно к неудовлетворенности компании их итогами. Так происходит еще и потому что, преувеличивая значение информационных технологий для успеха управления знаниями, компании не встраивают их в свои бизнес-процессы и недостаточно обучают сотрудников использованию информационно-технологических решений.

Поэтому создатели и носители знаний – сотрудники компании —  не умеют применить информационные технологии (которые становятся слишком сложными для них) для создания новой стоимости. Верный подбор информационных технологий для эффективной системы управления знаниями – сложная и ответственная задача, решать которую должны профессионалы управления знаниями совместно и с большой степенью вовлеченности IT директоров и руководителей компании.

Концепция управления знаниями

Наконец, в компании разработан стратегический документ, систематизирующий цели, задачи и инструменты управления знаниями, описывающий основные процессы, ключевые роли, показатели измерения эффективности и оценки результатов управления знаниями. Это Концепция управления знаниями в компании. Такой документ становится не просто декларацией компании своих намерений и отношения к знаниям и опыту как основному ресурсу для конкурентного преимущества. Стратегический документ управления знаниями содержит также множество полезной практической информации, касающейся процессов управления знаниями в компании. Поэтому он не остается только лишь декларацией о намерениях, но становится практическим руководством к действию для сотрудников.

Можно говорить о системе управления знаниями, когда все перечисленные элементы определены, присутствуют в компании и их совокупность будет практически приносить значительно большую пользу, чем только суммированные отдельные элементы системы.

Более 400 публикаций на телеграм-канале про менеджмент знаний для бизнеса и жизни. Здесь пошаговые инструкции, кейсы, чек-листы, лучшие практики, анонсы мероприятий. Читайте и подписывайтесь на канал!