Управление знаниями в организации

Управление знаниями организации – создание таких технологических, организационных и коммуникационных условий, при которых каждый сотрудник может воспользоваться необходимыми ему знаниями и информацией тогда, когда ему необходимо, чтобы выполнить свои профессиональные обязанности. Управление знаниями также — создание условий, при которых коллективный опыт и корпоративные знания остаются в компании, приумножаются, видоизменяются и в любом случае приносят организации пользу.

Задача организации – создать условия, когда корпоративный опыт и знания (организации и индивидуальные, принадлежащие ее сотрудникам) свободно и своевременно циркулируют, они сохранены в известных и понятных сотрудникам местах, легкодоступны, целостны, важны, актуальны. 

Задача сотрудников – стать вовлеченными в процесс обмена знаниями и информацией (когда речь идет о сохраненных документах), сохранять результаты своей работы в доступных для других местах, распространять свои знания и делиться ими. Хотя на практике в организациях получается не так гладко, как бы хотелось (в силу особенностей российских организаций), тем не менее несколько не очень сложных, но важных для управления знаниями инструментов и методик могут принести организации пользу.

База знаний организации

Корпоративный опыт организации и индивидуальные знания сотрудников – серьезное восполняемое достояние организации и ценный ресурс для ее развития. База знаний – организуемый и управляемый организацией ресурс для сохранения, распространения и повторного использования корпоративного опыта и знаний (а также опыта подразделений и индивидуальных знаний сотрудников).

База знаний или другой ресурс для сохранения знаний, опыта и информации необходим как компаниям, так и организациям. Какие знания будут сохранены в этом ресурсе – показывает аналитическое исследование под названием «аудирование знаний». При грамотном подходе к созданию ресурса в нем будут размещены ключевые знания, критичные для работы каких-либо подразделений и ключевые для их эффективного функционирования. Это может быть база знаний проектного управления или любых других подразделений, важных для организации. Базу знаний важно не только создать, ею необходимо грамотно управлять. Тогда она станет ценным ресурсом.

Координаторы знаний

В организациях редко создают специальное подразделение и целую команду специалистов по управлению знаниями. Хорошо, если есть хотя бы один человек, исполняющий обязанности «главного по знаниями» или Chief Knowledge Officer (CKO). Он – лидер процессов (и проекта) управления знаниями. В организациях «главный по знаниям» часто является также и менеджером по работе со знаниями, т.е. совмещает выполнение стратегических и тактических задач. Кроме этого, такой сотрудник в организации чаще всего «совмещает» свои профессиональные обязанности с выполнением задач управления знаниями. Это не очень эффективно, но выйти из затруднительного положения возможно, если создать сеть «координаторов знаний» в подразделениях. Именно эти сотрудники, совмещающие свои профессиональные обязанности с выполнение некоторого функционала в сфере управления знаниями, будут выполнять тактические задачи управления знаниями в этой организации. Какие именно тактические задачи – покажет аналитическое исследование «аудирование знаний». Чаще всего это создание и управление базой знаний, обучение сотрудников (и в том числе новичков) использованию этой базы знаний, процессам обмена знаниями и другим процедурам и правилам, имеющим отношение к управлению знаниями. Кроме того, координаторы знаний обычно выполняют роль «самых знающих» в своих подразделениях, они помогают своим коллегам искать и находить нужные им информацию и знания.

Обучение новичков

Обучение новичков обычно не входит в задачи команды управления знаниями, если только это не обучение процессам управления знаниями. Однако обучение основам и процессам управления знаниями в организациях никогда не включается службами HR или T&D в стандартные обучающие программы – для новичков и остальных сотрудников также. А если некоторые процессы управления знаниями в организации существуют (например, создана база знаний проектного управления), а новички (и другие сотрудники также) не знают об этом и не умеют использовать этот ресурс, то вряд ли можно считать базу знаний эффективной. Поэтому в процессы управления знаниями организации всегда включаются специально разработанные учебные программы, знакомящие сотрудниками с этими процессами и обучающие использованию созданных ресурсов.

Обучение на опыте

Обучение на собственном, уже полученном и осознанном корпоративном опыте может принести организации значительную пользу. Анализ получаемого опыта помогает «не наступать на грабли» и «не изобретать вeлocипед», другими словами – не повторять ошибок, но воспроизводить успешные решения. Чтобы так произошло, необходимо эти ошибки и успехи во-время выявлять, применять методики «извлечения уроков», анализировать бизнес-процессы и результаты проектной деятельности. И здесь важна регулярность, т.е. анализировать итоги работы необходимо регулярно. Все участники бизнес-процессов или проектов должны принимать участие в «извлечении уроков», чтобы этот процесс был эффективным. Результаты – опыт в случае с выявленными ошибками и «хорошие практики» в случае с полученными успехами – важно сохранять в доступных ресурсах, чтобы каждый сотрудник мог поучиться и учесть эти результаты в своей работе.

В то же время такое обучение – совершенная редкость в отечественных организациях. Чтобы его эффективно организовать, нужны незаурядные знания и лидерские качества. Поэтому у отечественных организаций есть значительные резервы для роста.

Более 400 публикаций на телеграм-канале про менеджмент знаний для бизнеса и жизни. Здесь пошаговые инструкции, кейсы, чек-листы, лучшие практики, анонсы мероприятий. Читайте и подписывайтесь на канал!