8 базовых шагов управления личными знаниями

Томас Дэвенпорт и Ларри Прусак определяют управление личными знаниями как «систематические действия по созданию, сбору, распространению и использованию своих знаний».

Я уверена, что управление личными знаниями – это еще систематизация и визуализация знаний и умений, создание их структуры, выявление ресурсов для их использования и использование множества техник, помогающих в нужное время найти и применить свои явные и скрытые знания для выполнения нужной задачи. Например, для реализации «проекта своей мечты».

Управление личными знаниями

Есть две стороны управления личными знаниями.

• Во-первых, это само по себе важно для каждого, независимо от наших профессиональных обязанностей — если мы хотим быть эффективными, достигать поставленных целей, наконец, просто быть счастливыми. Кроме того, только управляя своими знаниями, мы можем реально оценить свою ценность и компетентность и повысить самооценку.
• Во-вторых, на личных знаниях базируются и знания организации – ее успех зависит от того, сможет ли она использовать индивидуальные знания сотрудников. Без личностного аспекта, без самой личности весь интеллектуальный багаж компании быстро превращается в данные и информацию.

Управление личными знаниями изначально предназначалось для формирования знания организации и выполнения какой-либо профессиональной задачи. Но наша жизнь не ограничивается работой и профессиональными обязанностями. Поэтому я подхожу к этому вопросу шире.

Управлять личными знаниями — значит использовать инструментарий для получения, организации, анализа, оценки, распространения и применения своих знаний, для развития и самореализации. Для большинства эффективных людей управление личными знаниями означает постоянный процесс самопознания и саморазвития. Тактические действия –это повседневно решаемые профессиональные и личные задачи.

Нас окружает много непознанного. Поэтому стоит принять за данность некоторую «интригу неопределенности» — термин для обозначения информационной неопределенности окружающего нас мира.

Невозможно все знать и маловероятно точно предугадать, какой именно интеллектуальный багаж может понадобиться в будущем (несмотря на то, что в компаниях это часто декларируется). Однако можно создать такие условия, при которых нужные знания и информация будут приходить к нам в нужное время.

Как управлять личными знаниями – алгоритм действий

Вот базовый алгоритм получения, создания, организации знаний и информации, который поможет вам эффективно создавать и использовать свой интеллектуальный багаж.

1. «Сверка задачи» с информационным потоком. В любой момент времени каждый из нас находится в информационном потоке,  напоминающем реку. В русле реки всегда есть то самое течение, которое поможет нам эффективно и быстро продвигаться к цели. Когда наши задачи и желания «вписываются» в этот информационный «поток», нам легко удается получить необходимые знания и информацию.
2. Запускаем свой информационный поток — создаем образы задачи (проекта, мечты). Пусть наш «образ» будет ярким и многогранным. Важно изобразить его графически, в виде картинки или схемы. Например, управление знаниями часто представляют в виде паутинки, с человеком в центре, где взаимосвязаны все ключевые знания и способы их получения. 
3. Набрасываем план действий – планируем успех. Это также один из способов увеличения скорости информационного потока. Важно не то, что именно мы планируем, а то, что мы это делаем. Когда мы планируем, мы создаем маршрут движения к успеху.
4. Ищем необходимую информацию. Помним об «интриге неопределенности» — неизвестно, где и каким путем нужные знания и информация придут к нам. Когда мы запускаем поток, информация сама начинает стекаться к нам. Но этого недостаточно — нужно придать процессам ускорение. Для этого можно разбирать и просматривать (иногда реорганизовывать) уже существующие информационные файлы, директории, картотеку контактов, адресную книгу. Я рекомендую также записать все возможные источники нужных нам знаний и информации, способов взаимодействия с ними и конкретных шагов.
5. Организация знаний, информации и контактов. Систематизируя, организуя и приводя в порядок свои файлы, директории, контакты и прочее содержимое нашего интеллектуального багажа, мы ускоряем процессы управления личными знаниями. Например, структурируя и группируя информационные файлы, мы можем увидеть те взаимосвязи, которых не замечали прежде. Даже когда мы организуем интересные для нас интернет ресурсы в директории, нас посещают новые идеи и решения. Способов систематизации, структуризации, организации информации и знаний великое множество. Каждый может применять те из них, которые ему подходят.
6. Новые знания обычно создаются в диалоге. Обмен знаниями — один из основных элементов процесса создания нового. Производственные задачи решаются при помощи личных знаний, поэтому стоит привлекать тех, кто может помочь в решении этих задач. В то же время не забываем и об «интриге неопределенности», что в данном случае означает, что интересные идеи мы можем услышать и от тех, кого мы не принимаем во внимание как экспертов. Создавайте свои собственные «экспертные директории» — списки или рубрикаторы людей с их опытом, навыками и другими возможностями.
7. Устраняем помехи. Если мы чувствуем, что наши информационные потоки как будто иссякают, помогут некоторые «спецтехники». Например — «работа с незавершенностями»: что-то все время откладывается, выполнение какой-то задачи «застряло»; что-то повторяется вновь и вновь (поиски нужных контактов в неупорядоченной базе контактов) и т.д. К примеру, если долго откладывается приведение в порядок бумаг, документов в компьютере, контактов в адресной книге и пр., то в момент решения какой-то сложной задачи упорядочивание такой информации поможет найти то самое недостающее информационное звено.
8. 8. «Акселераторы» управления личными знаниями.  Один человек недостаточно хорошо организует свое время, другой недоволен своей памятью, третий хотел бы эффективнее анализировать информацию, четвертый медленно читает, пятый неэффективно коммуницирует. Поэтому могут понадобиться «акселераторы» (Time Management, Mind Maps, эффективные коммуникации, улучшение памяти и пр) процессов управления личными знаниями, свой собственный набор действий и используемых инструментов. Есть также много техник, помогающих человеку выявить и систематизировать свои знания и умения. Поэтому каждый создает свой личный «мир управления знаниями».

Хотите превратить свои знания в надежный инструмент достижения успеха? Начинайте управлять ими сегодня!