Много лет я регулярно исследую статус и разные аспекты управления личными и корпоративными знаниями. В этом отчете расскажу об их результатах в странах постсоветского пространства за 2019-2021 гг. А для анализа мировых трендов я воспользовалась недавними исследованиями APQC и Ника Милтона.

Управление личными знаниями: как использовать их на 100%?

Я исследую тренды управления личными знаниями (Personal Knowledge Management) на постсоветском пространстве второй год подряд. В первом исследовании участвовали 350 человек из Казахстана, Украины, Армении и России. В этом году на мои вопросы ответили 210 человек.

В 2021 году я увеличила количество вопросов, но сравнить тренды возможно.

Рис. 1 Управление личными знаниями

Статус и тренды управления личными знаниями

«Я управляю своими знаниями на 7 баллов из 10», ответили 22,5% участников исследования 2021 года. Это ниже, чем обычно отмечают участники моих программ по управлению личными знаниями (в среднем 35%). В 2020 большинство респондентов (32%) управляли личными знаниями также на 7 баллов, но со значительным отрывом.

В этом году изменились пропорции ответов. Хотя лидирует по-прежнему 7 баллов из 10, но их процент ниже (22,5%). А 5 и менее баллов указали 35% респондентов. 65% ответивших сейчас управляют личными знаниями на 6 и более баллов против 78% в 2020 году.

На графике 2021 (Рис.1) видны более сглаженные пропорции баллов с одновременным ростом среднего балла участников. Некоторая часть респондентов этого года участвовали в моих практикумах и открытых программах по управлению личными знаниями (около 60-65 часов). Могу предположить, что произошло переосмысление своих возможностей, потенциала личных знаний и способов его использования. Другими словами, я отмечаю рост осознанности в управлении личными знаниями.

Кстати, если в прошлом году 1-2 балла не указал никто, то в 2021 таких было 2,5%.

Участники исследования управляют личными знаниями не лучше и не хуже, но более осознанно, понимая свои сильные стороны и зоны для развития. Это подтверждает значительно меньший процент управляющих своими знаниями на 9-10 баллов (2,5% в 2021 против 18% в 2020). Всегда вдохновляет, когда есть потенциал для роста и развития. Думаю, на эти тренды повлияли также особенности прошедшего года, когда многие впервые задумались о своем потенциале знаний и умений, а также о возможностях его более активного применения.

Вы скажете — это субъективные оценки участников. Согласна, это так. Они изменяются также субъективно, люди осознают свою компетентность, силу, понимают, что именно они знают. Это повышает уверенность в своих возможностях, снижает стресс.

Темы-лидеры этого года

В 2021 году лидируют темы преодоления инфо-перегрузки и «извлечения золота из руды» (поиска ценной информации), набравшие по 7,8% голосов. В прошлом году они заняли второе место. А самой популярной в 2020 году была тема «Как использовать свои знания и умения на 100%». И в этом нет ничего неожиданного. Как я уже писала, этот тренд был связан с пандемией, локдаунами, тревогой за будущее, ощущением недооцененности и важностью понимания – готов ли я к завтрашнему дню? Какие знания и умения мне нужно развивать? Неожиданно, что только 3,9% участников в 2021 году хотят научиться ориентироваться в инфо-потоке. Вероятно, это ощущается как очень трудная задача.

База личных знаний

В 2020 году 8,2% участников хотели создать базу личных знаний и чуть меньше — систему управления личными знаниями. Но только 6% считали важным систематизировать и структурировать свои знания, опыт, информацию. Вот такой был парадокс.

В 2021 году тренды немного изменились. «Систему управления личными знаниями» — как нечто устойчивое, измеримое и целенаправленное – хотят создать большее количество участников, чем просто базу личных знаний (5,7% и 4,6%). Технологии для создания личной базы знаний при этом важны для 4,3% участников. А вот вопрос структурирования своей информации теперь вообще на четвертом месте (6,4%) по важности. Так что вопросы структуры и системности в этой теме важнее всего. Как видите, изменились приоритеты и растет осознанность. Думаю, это позитивный тренд.

Обмен знаниями

Всего 6% исследования 2020 считали важным результативно обмениваться знаниями. Хотя это весьма полезная компетенция управления личными знаниями. Невысока эта цифра и в этом году. Для этого есть причины (личные опасения и общая культура недоверия), они особенно ярко проявляются в профессиональной жизни.

Карты личных знаний

В 2020 году для 8,2% участников было важно создавать карты личных знаний. Это логично, потому что карта поможет «понимать, что именно я знаю, а чему нужно научиться» (8,8%). Тема картирования личных знаний занимала 3-е место в рейтинге популярности.

В 2021 году карты личных знаний в большем приоритете. Для 7,1% участников важно их создавать. Теперь это 3-е место в рейтинге тем. Весьма созвучно теме-лидеру 2021 года «Как использовать свои знания и умения на 100%». Карты личных знаний помогут их визуализировать и структурировать, чтобы понять, «что именно я знаю и умею».

Научение на опыте

Темы создания своих «историй успеха» (8,1%) и не повторения ошибок (5%) были также на третьем месте в 2020 году. Интересно, что «извлекать уроки» из своих активностей — находить те самые «истории успеха», считали важным только 5%. Как я уже писала, тема научения на успехах и ошибках — была болезненной в 2020 году, здесь самые низкие цифры исследования.

А что же в 2021 году? Научаться на своем опыте хотят очень небольшое количество участников (только 2,5%)! Не повторять ошибки хотят 2,8%, а масштабировать свои успехи – 3,6%. Цифры стали еще ниже, чем в прошлом году. Это рекордно низкие величины. Я связываю это с возросшими угрозами потери работы в прошлом году, а также отсутствием традиций признания ошибок (ведь чтобы их не повторять, нужно сначала признать), которые только укрепились за год пандемии. Кроме того, совсем немного людей понимают выгоды такого «самонаучения» и еще меньше умеют это делать. Кстати сказать, научиться «самонаучаться» хотят только 3,9% участников.

Непопулярные темы

Интересно, что несколько тем исследования 2021 года оказались совсем непопулярны. Например, всего по 3,9% участников хотят определять приоритеты развития своих знаний и умений, а также их актуализировать, такое же количество хотят правильно организовать свое «самонаучение» и чуть больше (5,6%) — использовать свои «скрытые» знания. При том, что наибольшее количество участников хотят использовать свои знания и умения на 100%, только 5,7% считают важным результативно управлять личными знаниями. И это один из самых парадоксальных итогов исследования этого года.

Подвожу итоги

Изменились приоритеты в управлении личными знаниями, и эти тренды я считаю позитивными. Много сюрпризов и неожиданностей, я могу отчасти связать это с трудностями понимания терминологии управления личными знаниями. Увы, не нашла западных исследований на эту тему. Сравнить результаты было бы очень интересно.

Большинство управляют корпоративными знаниями на пять и три балла

За последние два года произошли изменения, мир уже не тот, но изменился статус-кво управления корпоративными знаниями (Corporate Knowledge Management) на постсоветском пространстве?

Вопросы моего исследования этого года отличаются от тех, что я задавала в 2019. Тем не менее можно проследить тренды и сферы интересов.

Рис.2 Управление корпоративными знаниями

Статус и тренды управления корпоративными знаниями

В 2019 году большинство (26,3%) участников оценили качество управления знаниями в своих компаниях на троечку. А более 70% — на 5 и менее баллов. Соответственно чуть менее 30% назвали 6 и более баллов. 9-10 баллов не назвал никто.

В 2021 году по 22,5% — считают, что их компании управляют своими знаниями на 5 и 3 балла. И количество оценок 5 и менее баллов немного снизилось (до 67,5%). Так что теперь оценок 6 и выше баллов больше 30%, и есть оценки 9 баллов.

За два прошедших года бизнес-процесс «управление корпоративными знаниями» немного укрепил свои позиции в наших компаниях, так что сотрудники и руководители теперь замечают его пользу. Как я пишу ниже, сейчас это мировой тренд, который не обошел и страны постсоветского пространства.

Темы-лидеры

В 2021 году лидирует тема сохранения экспертного опыта при уходе экспертов (7,2%). Хотя вопрос преемственности знаний сегодня почти не интересует участников, равно способы вовлечения в бизнес-процессы «скрытые знания», которые в головах у экспертов. И это снова парадокс.

В 2019 году это была также самая серьезная проблема. «Сотрудник ушел, и компания не может использовать его опыт» (11,2%). А 6,4% (3-е место в рейтинге) участников считали, что эффективность их бизнес-направления повысится, если знания и опыт останутся в компании при уходе сотрудников.

Разные вопросы обмена знаниями ожидаемо на втором месте рейтинга 2021 года. Участникам важно определить контент для обмена знаниями, организовать процесс обмена знаниями и вовлечь в него сотрудников и коллег (выбор более 20%). Хотя много аспектов управления знаниями так или иначе касается обмена знаниями, непосредственно проблема «сотрудники не хотят делиться знаниями» также на 3-ем месте в исследовании 2019 года. Однако, по мнению участников, решение именно этого вопроса в наибольшей степени повысило бы результативность работы их бизнес-направления и компании (7%).

Параллельно с основным в 2021 году мы провели еще одно мини-исследование. Вовлечение сотрудников в обмен знаниями считают самой важной задачей 55% руководителей и специалистов HR и T&D.

Хочу добавить, что вопросы количества и качества обмена знаниями традиционно занимают первое место также и в западных исследованиях. «Это самая трудная задача, которую нужно решить», считают участники разных исследований.

Стратегия и целеполагание

В 2021 году определение стратегии управления знаниями на четвертом месте в рейтинге важных тем. Вместе с вопросом «с чего начать управлять знаниями», определением цели и выбором «правильных» инструментов она интересует больше 20% участников.

И здесь есть небольшие изменения в сравнении с 2019, когда те же вопросы волновали около 17% респондентов.

Четвертое место в рейтинге наиболее важных тем (в то время, как стратегия управления знаниями сейчас на первом месте в западных компаниях) подтверждает, что потенциал знаний и опыта пока еще не рассматривается в наших компаниях как стратегический ресурс.

База знаний

Тема создания результативной базы знаний стала болезненной для участников исследования 2021. Создание «правильной» структуры базы знаний на втором месте в рейтинге тем (6,6%), а создание базы знаний, «которую будут использовать» — на третьем (6,3%). При этом участников не интересует структурирование корпоративной информации в целом. Важность создания действительно полезной, не формальной, базы знаний подтверждает и выбор 40% участников нашего мини-исследования для HR и T&D.

Участники исследования 2019 также отметили проблему «есть база знаний, но ее никто не использует» в числе важных, но она только на 6ом месте по важности. И около 5% участников считали, что создание базы знаний, которая приносила бы пользу» повысит результативность их бизнес-направления и компании. Так что за последние два года важность создания результативной базы знаний значительно повысилась. Думаю, это связано с трудностями доступа к нужным информации и опыта во время локдауна, а также с началом удаленной работы.

Управление проектными знаниями

Управление проектами обычно главный бенефициар управления знаниями. В 2021 году меньше полутора процента участников считают важным управлять знаниями проектов. И это значительно ниже, чем в два года назад. В 2019 году тема «опыт прошлых проектов трудно найти» была на втором месте рейтинга (9,1%). Могу предположить, что это вопрос терминологии – для многих важно находить опыт проектов, но мало кто умеет им управлять.

Научение на опыте

Один из самых парадоксальных итогов исследования 2021 – нежелание участников научаться на опыте и безразличие к возможностям «самонаучения» команд. Только 3,5% участников хотят масштабировать успехи команды и еще меньше, всего 2,3%, хотят не повторять ошибок. Как и в управлении личными знаниями, участники, вероятно, ощущают угрозы и страх увольнения при анализе опыта команды и признании ошибок. И этот тренд только усилился в пандемию.

Это подтверждает и то, что в 2019 году более 6% участников считало, что извлечение уроков из проектов и процессов повысит их результативность. Это 4-е место в рейтинге тем. Примерно столько же жаловались на невозможность использовать чужие «истории успеха». Правда, и тогда «самонаучаться на опыте» хотели только 2,6% участников. Это говорит о скорее формальном подходе к «извлечению уроков» в компаниях. Мини-исследования в моих учебных группах это подтверждают. «Мы проводим «извлечение уроков» после каждого проекта. Только это не помогает учитывать позитивный и негативный опыт в следующем проекте», так говорят участники моих учебных групп.

Измерения и оценки

В общественном сознании это одна из наиболее сложных тем управления знаниями. Посмотрим – интересна ли она участникам наших исследований?

В 2021 года тема измерений и оценки результативности интересует 5,8% участников, в рейтинге она сейчас на 4ом месте. Это немного выше, чем в 2019 году, когда она занимала 6-е место. 50% участников нашего мини-исследования среди HR и T&D считают важным оценивать результаты управления знаниями, хотя, возможно, вкладывают в это свой смысл. В любом случае это позитивные тренды.

Как показало исследование 2021, его участники управляют личными знаниями в разы лучше, чем их компании управляют знаниями корпоративными. Хотя в управлении знаниями компаний есть позитивные тренды.

Фокус управления корпоративными знаниями. Семь мировых трендов

75% участников исследования Ника Милтона 2020 года считают, что в их компаниях фокус управления знаниями за 2020 год и первую половину 2021 года почти не изменился. Значит, тренды те же. В самом конце 2019 г 400 КМ профессионалов в исследовании APQC отмечали такие тренды.

ПЕРВЫЙ ТРЕНД. Управление знаниями укрепило свои позиции как бизнес-направление в компаниях. Половина участников позитивна в отношении его стратегии в своих компаниях (49% довольны и очень довольны против 6% недовольных). Этот факт подтверждает количество уверенных в стабильности бюджета на управление знаниями: 35% уверены в его росте и 32% считают, что он останется неизменным (итого 67%).

ВТОРОЙ ТРЕНД. Основные приоритеты в компаниях — развитие стратегии управления знаниями (37%), выявление и картирование ключевых знаний (37%), создание условий для совместной работы и обмена знаниями (28%) и вовлечения сотрудников в процессы обмена знаниями (25%). 20% профессиональных команд сосредоточили усилия на сохранении явных знаний и развитии контента.

ТРЕТИЙ ТРЕНД. Самый важный позитивный тренд 2019 – фокус на развитии стратегии управления знаниями. Он впервые отмечался в самом приоритете. Наконец-то компании осознают стратегическое планирование управления знаниями наиболее важной задачей. Это говорит о том, что от отдельных действий компании перешли к систематическому процессу, связанному с их бизнес-целями. Фокус на работе с ключевыми знаниями подчеркивает осознанность этой работы. Фокусируясь на работе с ключевыми знаниями, профессиональные команды могут решать наиболее важные для компании проблемы, связанные с наличием или отсутствием нужных знаний.

ЧЕТВЕРТЫЙ ТРЕНД. Организация совместной работы и обмена знаниями, вовлеченность в эти процессы по-прежнему остаются самыми сложными задачами для команд. Похоже, что этот тренд – закономерность во всех компаниях, включая и наше постсоветское пространство.

ПЯТЫЙ ТРЕНД. Пятью главными задачами на ближайшую перспективу команды считали выявление и распространение экспертных знаний (53%), то же в отношении «лучших практик» (48%), создание и развитие профессиональных сообществ (42%), практики извлечения уроков (38%) и встречи для обмена знаниями – семинары, вебинары – (35%)

ШЕСТОЙ ТРЕНД. В этой связи самые нужные навыки Knowledge Manager – управление изменениями (46%), аналитические исследования (39%) и управление информацией (30%).

СЕДЬМОЙ ТРЕНД. Две трети участников исследования подтвердили, что в их компании сейчас происходит digital трансформация (66%). Так что неудивительно, что масштабные коллаборативные IT решения — наиболее популярные технологии для управления знаниями сейчас. Их внедряют или совершенствуют те, что уже есть. Наиболее популярны (с большим отрывом) интегрированные платформы типа Office 365 (49%), инструменты для поиска информации (28%), инструменты управления данными и e-learning инструменты (по 27%).

В статье использованы результаты исследований APQC и Ника Милтона (Nick Milton).

Больше 400 публикаций на телеграм-канале про менеджмент знаний для бизнеса и жизни. Здесь пошаговые инструкции, кейсы, шпаргалки и чек-листы, лучшие практики, анонсы мероприятий. Читайте и подписывайтесь на канал!

Скачать базовые программы Марии Мариничевой по управлению личными и профессиональными знаниями