Управление знаниями для проектного управления

26.10.2016

Как создать базу знаний, чтобы она приносила пользу компании? Как извлекать уроки, чтобы «не наступать на грабли» и «не изобретать велoсипед» — обсудили участники мастер-класс РМОClub.

Теги: база знаний • извлечение уроков • обмен знаниями • управление знаниями проекта

26 октября 2016 года состоялся мастер-класс РМОClub под названием «Если бы мы знали все, что мы знаем». Заседание было посвящено управлению знаниями в проектном управлении. Встреча была организована и проведена Андреем Малаховым, экспертом-практиком в области проектного управления и проектных офисов с 13-летним опытом, партнером PMLogic (pmlogic.ru), со-основателем «Клуба руководителей проектных офисов» (pmoclub.ru).

Участники мастер-класса PMOClub

Встреча включала презентации экспертов-практиков и свободную дискуссию участников и экспертов. На заседание в качестве экспертов по теме «управление знаниями» были приглашены:

— Денис Волков, президент Success Insights® CIS, в прошлом руководитель направления внедрения систем поддержки электронного обучения в Евразийском открытом институте (ЕАОИ), заместитель генерального директора в ООО «Центр развития электронного обучения, Consulting Operations Manager в Департаменте Консалтинга и Knowledge Management Lead (управление знаниями) и Continuous Learning Lead (непрерывное обучение) в Oracle СНГ.

— Константин Овчинников менеджер трансформационных проектов по логистике в «Полюс золото» в прошлом руководитель проектного офиса, руководитель проекта по управлению знаниями в консалтинговой компании «Bright».

— Мария Мариничева, ведущий эксперт-практик по управлению знаниями в России с более чем 20-летним опытом, в прошлом директор департамента управления АНО «Оргкомитет Сочи 2014», основатель и директор KM Club, руководитель Центра Знаний в Ernst&Young CIS, автор книги «Управление Знаниями на 100%: путеводитель для практиков».

Участники заседания представляли крупные российские государственные и частные компании – банки, добывающие компании, консалтинговые компании, IT компании и др.

«Извлечение уроков» (lessons learnt) в проектном управлении

Применению методик «извлечения уроков» и самонаучению в проектном управлении было посвящено выступление Марии Мариничевой. Эксперт поделилась кейсом недавнего консалтингового проекта, провела краткое обучение участников встречи применению методики After Action Review (Разбор Полетов), а также мини-исследование способностей компаний участников к «извлечению уроков» и самонаучению.

Методики «извлечения уроков» помогают компаниям выявить слабые и сильные стороны их деятельности, в частности – проектной работы. При этом во-время выявленные и сформулированные ошибки помогают «не наступать на те же грабли» в следующем проекте, а положительный опыт – «хорошие практики» — позволят «не изобретать велосипед заново». На практике применяется несколько методик «извлечения уроков»: методика ретроспективы (используется для анализа крупных проектов с участием значительных ресурсов), методика «послойного анализа» (применяется для анализа мероприятий), комбинированные и визуальные методики (применяются в крупных проектах, когда неэффективно использовать только одну методику), а также методика «разбора полетов» (или After Action Review). Выявленные ошибки и «истории успеха» позволяют компании успешно расти и развиваться, максимально сократив внешнее обучение. Мария Мариничева поделилась также 10 секретами проведения эффективных «разборов полетов».

В приведенном экспертом кейсе в отраслевом НИИ уже на протяжение восьми месяцев происходило внедрение проектного управления. Руководители проявили неудовлетворение результатами внедрения, поскольку адаптация новичков, формирование проектных команд и освоение необходимой базовой документации по проектному управлению происходило неэффективно. Проектный опыт не анализировался, новые идеи не сохранялись, было трудно найти результаты и другие материалы прошлых проектов, неизвестно, кого спросить об опыте прошлых проектов, ошибки повторялись.

После комплексного использования методик «извлечения уроков» автором кейса были выявлены сильные и слабые стороны разных элементов проектной работы – формирования проектных команд, освоения сотрудниками базовой информации по проектному управлению (в том числе – новичками), взаимодействий в проектных командах, доступа к проектным материалам, анализа итогов проектов, фиксации новых идей. Рекомендована разработка базы знаний, масштабное обучение сотрудников основам проектного управления, формирование «энциклопедии сотрудников» и «банка идей», а также регулярный анализ проектного опыта с использованием методики ААР («разбора полетов»).

Автор кейса продемонстрировала «дерево выгод» методик и инструментов управления знаниями для проектного управления, показав, какие именно выгоды они приносят проектному управлению и компании в целом.

В завершение выступления Мария Мариничева провела с участниками встречи мини-исследование способности их компаний к самообучению, применяя методики «извлечения уроков». Как и характерно для большинства российских компаний, эта способность оказалась в среднем на невысоком уровне (30-50% из 100%), только в нескольких инновационных компаниях этот показатель достиг 75-85%. 

Дискуссия экспертов и участников заседания Клуба

В заключение встречи эксперты ответили на вопросы участников, а также обсудили важные для успешного управления знаниями вопросы:

• Как создать базу знаний, чтобы она была актуальна долгие годы?
• Как вовлечь экспертов в обмен знаниями?
• Как использовать Mind Maps для управления знаниями?
• Как «продать» управление знаниями руководству и нужно ли это делать?
• Как сделать так, чтобы сотрудники пользовались базой знаний?
• Что такое Wiki и как ее использовать для создания базы знаний?
• Какие «быстрые» инструменты в управлении знаниями можно запустить уже завтра?
• Каковы типичные ошибки?
• Какие разработаны методики управления личными знаниями?

Участники заседания также поделились своей практикой применения инструментов и методик управления знаниями.